엑셀 부분합이란 표에서 일부분에 대한 합계를 내는 것을 말합니다. 여기서 일부분을 나누는 기준은 표의 성격에 따라서 다르겠지만 몇가지 예제만 살펴봐도 쉽게 부분합을 활용할 수 있습니다.
예를들어 사과, 고등어, 배, 망고, 꽁치, 수박, 조기에 대한 물품 구입표가 있다고 가정합니다.
이 때 사과, 배 망고, 수박은 과일로 분류하고
고등어, 꽁치, 조기 등은 생선으로 분류해서 묶을 수 있습니다.
이 표에는 총 구입비용에 대한 합계가 있을 텐데, 여기에 추가적으로 엑셀 부분합을 이용해서 과일에 대한 총 구입 금액과 생선에 대한 총 구입 금액을 계산할 수 있습니다.
대략 부분합이 어떤 것인지 이해된다면 부분합을 구하는 방법을 알아보면서 추가적인 설명을 해나가겠습니다. 어려운 내용이 아니므로 한번만 따라하시면 바로 이해되실 겁니다.
엑셀 부분합 설정 방법
- 부분합의 기준으로 할 열 정렬하기
부분합을 구할 때 가장 먼저 부분합의 기준이 되는 열(여기서는 분류가 되겠죠)을 정렬해 놔야 합니다.
그런데 위 표에서 분류 열을 보면 과일과 생선이 번갈아 가면 섞여 있습니다. 이렇게 정렬이 안되 있으면 부분합이 원하는 데로 구해지지 않습니다.
따라서 가장 먼저 부분합의 기준이 되는 열을 정렬하도록 합니다.
데이터 -> 정렬 을 선택하면 다음 창이 뜹니다.
분류로 정렬기준으로 한 뒤에 확인을 눌러줍니다.
※ 참고 : 위 창에 기준 추가 버튼이 있는데 이 버튼을 누르면 정렬할 기준이 추가됩니다.
다음은 정렬할 때 기준을 여러 개 하는 것에 대한 설명이 있는 링크입니다. 참고하세요.
2017/04/03 - [엑셀] - 엑셀 오름차순 내림차순 정렬 이해하기
만약 정렬 기준 추가를 하면 그에 따른 부분합도 추가할 수 있습니다. 예제로 만든 표는 정렬기준으로 추가할 열이 딱히 없으므로 이 부분은 잠시후에 다른 예를 들어 설명하겠습니다.
분류 열이 정렬되었으니 이제 과일과 생선의 부분합을 구하면 되겠군요.
- 엑셀 부분합 구하기
부분합을 구하기 위해 표를 선택한 채로 데이터 -> 개요 에서 부분합 리본메뉴를 선택합니다.(엑셀 2016), (다른 버전은 부분합 리본이 그룹(윤곽선)에 있습니다.)
다음과 같이 뜹니다.
그룹화할 항목 - 부분합의 기준으로 사용하기위해 정렬했던 열(분류)을 선택합니다.
부분합 계산 항목 - 이 표에서는 구입 개수와 구입비용에 체크하는 것이 적절하겠네요.
이제 확인을 눌러 결과를 확인해보겠습니다.
과일과 생선에 대한 부분합이 추가된 것이 보입니다. 친절하게 총합계까지 추가되었네요.
왼쪽에 뭔가 생겼는데 보이시죠? 이건 윤곽기호라고 하는데 마치 윈도우 탐색기에서 폴더 옆에 +, - 와 비슷하게 동작합니다.
※ 윤곽기호를 없애거나 다시 보이고 싶다면 단축키 Ctrl + 8 을 눌러줍니다. (토글키)
[-]를 누르면 [+]로 변하면서 해당 부분이 접힙니다. 예를들어 과일요약과 동일한 선상에 있는 [-]를 누르면 과일요약만 빼놓고 과일셀들이 다 접혀서 안보이게 됩니다.
다시 [+]를 누르면 원래대로 펼쳐져 보이겠죠.
왼편에 네모박스로 된 숫자[1], [2], [3]을 누르면 레벨별로 접어줍니다. 레벨 [3]을 누르면 다 펼쳐진 상태가 됩니다.
레벨 [2]를 누르면 아래 그림처럼 [2]와 동일선상의 아래쪽에 있는 [-]가 모두 [+]로 접혀집니다.
[1]을 누르면 전체가 접혀지겠죠. 몇번 해보시면 압니다.
- 엑셀 부분합 제거하기
- 정렬 기준을 추가하고 부분합도 추가하기
부분합을 구하려면 기준이 되는 열이 먼저 정렬되어 있어야 한다고 했습니다. 따라서 부분합을 추가하려면 추가되는 부분합의 기준이 되는 열도 같이 정렬되어야 합니다. 말로는 좀 헷갈릴 수 있으니 예제를 보죠.(앞서 본 예제의 표를 좀 수정해 봤습니다.)
여기에서는 분류에 따른 부분합과 함께 추가적으로 등급에 따른 부분합까지 구해보겠습니다.
이미 앞에서 했던 작업인에서 추가적인 부분만 언급하겠습니다.
데이터 -> 정렬에서 다음 창이 뜨면
기준 추가를 눌러 정렬기준을 분류, 등급 이렇게 두개를 만들어서 정렬을 합니다.
표가 두 기준열(분류, 등급)에 대하여 정렬이 되었음을 확인했으면 이번에는 부분합 리본 메뉴를 눌러줍니다.
부분합 첫 번째 기준은 분류로 하고 확인을 눌러줍니다.
이렇게 하면 과일과, 생선에 대한 부분합이 계산되겠죠? 여기까지는 앞에서 이미 한번 해봤으니 다 아실겁니다.
이 상태에서 부분합을 구하는 작업을 한번 더 해 줍니다.
이 때는 "그룹화할 항목"을 등급으로 해주고 "새로운 값으로 대치" 라는 체크박스를 해제해 줍니다.(※중요) 이 체크박스를 선택된 채로 놔두면 앞에서 만들어 놓은 분류에 대한 부분합이 없어지기 때문입니다.
다음은 결과입니다.
표를 보면 과일에 대한 부분합, 그리고 과일 - A등급, 과일 - B등급에 대한 부분합이 구해졌고, 생선 역시 마찬가지입니다.