엑셀의 기능 중 피벗테이블은 표에서 필요한 정보를 요약해서 볼 수 있도록 도와주는 매우 유용한 도구입니다.
간단한 표라면 피벗테이블을 사용하지 않아도 정보를 쉽게 읽을 수 있을테지만 표가 복잡해지면 피벗테이블을 이용해서 필요한 정보만 요약할 필요가 있습니다.
피벗테이블을 만드는 방법은 우선 엑셀의 범위데이터를 표로 바꾸는 작업이 필요합니다. 이렇게 하는 이유는 나중에라도 표에 추가되는 데이터가 있을 때 피벗테이블에도 자동으로 반영되도록 하기 위함입니다. 만약 범위 데이터를 가지고 피벗테이블을 만든다면 나중에 추가되는 데이터를 피벗테이블에 반영하기 위해 매번 범위를 새롭게 고쳐야 합니다.
피벗테이블 만들기
이 데이터가 한달정도 쌓이면 날짜별 또는 품목, 품명별로 데이터를 요약해서 보기가 힘들어 집니다. 그래서 피벗테이블이 필요하고 우선 표로 변환하는 것이 좋습니다.
① 표로 변환
머리글 포함에 체크를 해주시고 확인을 눌러주시면 됩니다.
표의 아무셀이나 선택하면 디자인이라는 확장 메뉴가 생긴 것을 알 수 있습니다. 여기에서 표이름을 만들 수 있습니다.
표 이름을 "나의가계부" 라는 이름으로 변경했습니다.
② 피벗테이블로 만들 표 선택
삽입->피벗테이블을 선택한 화면입니다. 표/범위는 방금 만들었던 표이름으로 해줍니다. 확인을 누르면 워크시트가 하나 추가되면서 피벗테이블을 어떻게 구성할지 설정하는 화면이 나옵니다.
③ 피벗테이블 설정하기
표에 있는 열이름 목록이 보이는데 체크박스에 체크를 하면 행, 값 이렇게 2군데 중 한군데로 열이름이 알아서 배치됩니다.
자동배치 규칙
행 : 날짜, 시간, 텍스트 등
값 : 숫자 값
이렇게 자동배치된 상태로 사용하는 것은 가독성이 떨어질 수 있습니다. 이 부분은 직접 해보는 것이 중요합니다. 팁을 드리자면 현재 행으로 배치된 열이름의 순서가 날짜 -> 품목 -> 품명으로 되어 있습니다. 날짜별 지출내역을 요약을 알고 싶을 때는 이 상태로도 좋습니다.
그런데 품목별 지출내역을 알고 싶다면 품목을 가장 위로 옮겨야 합니다. 품명 별로 알고 싶다면 품명을 맨 위로 옮기면 됩니다.
※ 참고 : 예를들어 품명을 보고서 필터로 이동을 하면 피벗 테이블 밖(위쪽)에 품명에 대한 필터가 생깁니다. 이 필터로 품명에 해당하는 특정 아이템만 포함하거나 제외할 수 있습니다. 열로 이동은 말그대로 열로 이동하는 것입니다. 직접 예를 보죠.
한 눈에 보기 쉽게 데이터가 정리되었습니다.
④ 표에 데이터 추가하고 피벗테이블 갱신하기
이번에는 피벗테이블을 만든 후에 표가 변경되는 경우를 보겠습니다.
현재 피벗 테이블은 Sheet2에 있고 원본 표는 Sheet1에 있습니다. Sheet1을 선택해서 표에 데이터를 추가하겠습니다.
이 상태에서 Sheet2의 피벗테이블을 확인해 보면 추가된 데이터에 대한 내용이 반영되지 않았을 겁니다. 갱신해 주는 방법은 표를 선택한뒤 다음과 같이 하면 됩니다. (데이터 -> 모두 새로고침)
Sheet2를 확인해보면 피벗테이블에도 추가된 데이터가 반영되었음을 확인할 수 있습니다.
주의할 점은 표가 아닌 범위데이터를 가지고 엑셀 피벗테이블을 만든 경우에는 데이터를 추가할 때 범위를 따로 수정해 줘야합니다. (방법은 피벗테이블을 선택 하면 분석(새로운 확장 메뉴)메뉴를 볼 수 있는데 여기에서 데이터 원본 변경을 선택한 후 새롭게 범위를 지정해주면 됩니다. 하지만 굳이 이럴 필요 없이 표를 사용하는 것이 좋습니다.