엑셀의 기능들은 하나하나 모두 주옥같지만 필터 기능은 무조건 알고 있어야 한다.
엑셀 필터를 설정하면 필요한 데이터만 필터링 해서 표시할 수 있다.
사용법은 매우 간단한데 단축키 Ctrl + Shift + L 을 기억해 두도록 한다.
필터를 해제하는 단축키 역시 동일한 단축키로 이 단축키는 토글 단축키다.
지금부터 더 자세히 하나하나 설명하도록 하겠다.
엑셀 필터 설정
- 필터로 할 수 있는 것들
다양한 정렬들 - (오름차순, 내림차순), 색 기준 정렬(셀에 채워진 색, 글꼴 색 등)
필터링 - 특정 텍스트가 있는 데이터만 표시 또는 반대로 특정 텍스트가 있는 데이터를 제외해서 표시, 특정 숫자가 있는 데이터 표시 또는 수치의 범위 조건을 지정해서 조건에 해당하는 데이터 표시
등을 할 수 있다.
- 필터 사용 방법
엑셀 메뉴(데이터 -> 정렬 및 필터 그룹에 필터모양 리본 메뉴)에서 선택하는 방법과 서두에 언급했던 단축키(CTRL+SHIFT+L)을 사용하는 방법이 있다.
필터를 적용할 표를 선택한 후 메뉴에서 필터를 택하거나 단축키를 누르면 된다.
※ 주의 : 표 전체에 필터를 적용하는 방법은 다음그림과 같다. 표에 속한 셀 중 아무셀이나 하나만 선택하거나 표 전체를 선택하거나 열 제목 모두 선택.
위 방법 중 하나로 표를 선택한 다음 메뉴나 단축키를 누르면 필터 모양 아이콘이 표의 열제목에 표시된다.
단축키(CTRL+SHIFT+L)는 토글키로 필터를 해제하고 싶으면 한번 더 눌러주면 된다.
다음과 같이 선택하여 필터를 적용하면 표 전체가 아닌 부분적으로만 필터가 적용되므로 주의해야 한다.
엑셀 필터 사용 예제
- 예제1> 가격이 비싼 순서(내림차순)대로 정렬 필터 적용해보기
가격을 기준으로 정렬하므로 가격에 있는 세모 아이콘을 클릭한다. 다양한 메뉴가 나오는데 정렬에 관련된 메뉴는 바로 처음에 나오므로 바로 선택해서 정렬해주면 된다.
- 예제2> 특정 기준을 세워 필터링 해보기(가격이 200,000원 이하 제품만 보이도록 해보기)
이 아이콘을 다시 눌러 숫자 필터에서 작거나 같음을 선택한다.
방금 작거나 같음(<=)을 선택했지만 아래 그림처럼 드롭다운 바를 눌러 이 조건을 자유롭게 바꿀 수 있다. 20만원 이하의 데이터만 표시하도록 해야하므로 옆에 빈 칸에는 200000을 입력한다.
추가조건 : 만약 가격이 50만원 이상인 제품도 찾고 싶다면 또는(O)를 선택하고 추가조건을 >=, 500000 으로 하면 된다.
만약 가격이 20만원 이하 10만원 이상인 제품을 찾고 싶다면 그리고(A)를 선택하고 추가조건에 >=, 100000을 적으면 된다.
위 예에서는 숫자 필터라는 메뉴가 보이지만 이 것은 데이터에 따라 달라진다. 필터링을 할 열의 데이터가 품명 같이 텍스트라면 해당 메뉴는 텍스트 필터가 된다.
엑셀 필터 설정 후 합계 제대로 표시하기
합계가 있는 표라면 필터링 후 문제가 발생한다. 사실 필터링은 행 숨기기와 동일한 기능이므로 필터링 후 합계에는 여전히 숨겨진 셀의 값이 포함된다.
행 숨기기는 행에서 마우스 오른쪽 버튼을 누르면 나온다. 그리고 숨기기 취소 메뉴도 나오는데 필터로 안보이게 해 놓은 행들 역시 숨기기 취소 메뉴로 복구할 수 있다.
어찌되었건 이렇게 숨겨진 행들을 합계에 포함시키지 않도록 하기 위해서는 sum 함수 대신 subtotal 함수를 사용하면 된다.
subtotal 함수는 다양한 함수의 기능을 선택적으로 사용할 수 있는 함수다. 첫 번째 인자로 전달된 번호로 어떤 기능을 할 함수를 선택할 지정할 수 있다. 위 그림은 subtotal 함수의 첫 번째 인자로 9를 전달했는데 9는 sum 함수와 같은 기능을 한다.
기능은 같지만 subtotal 함수는 숨겨진 행에 대해서는 합을 계산하지 않으므로 필터링한 행은 무시한다. 따라서 위와 같이 보여지는 내용에 대해서만 합계를 계산해서 보여준다.